【最初の試練】新入社員の電話対応を乗り切るには

新入社員の初めの難関として電話対応があります

そんな僕も入社してすぐの間は

電話が鳴らないかと仕事に集中できない

座っているだけでストレスを感じてしまう

そんなことがありました

しかし、入社して２か月後には

どっしりと構えて電話の前で仕事ができています

職場によって電話対応の内容や雰囲気に違いがあると思いますが

どんな職場、雰囲気でも応用できると思うでぜひ参考にしてみてください

テンプレートを作る

基本中の基本ですね

緊張するのは準備が足りていないからです

先輩社員に電話対応を教わるとき

しっかりメモを取ってテンプレートを作りましょう

このとき「もしも」を想定してテンプレートを作成してみてください

例えば

• 取り付け先の人が離席している
• 相手の名前や会社名が聞き取れない

など、「もしも」の対応がわかっていれば焦ることはありません

「もしも」の数はたくさんあり、全部抑えきれないよという意見もあると思います

この回答はのちに触れていきますのでぜひ読み進めてみてください

周りの電話対応をチェックする

百聞は一見に如かずといいますよね

電話対応なので耳の方が大事な気がしますが

電話対応の一連の流れを目で見て耳で聞いてみてください

私は近くの人が電話を取ったら自分の作業から頭を切り替えて

その人の電話対応の仕方を見て聞いていました

何度も聞いていれば耳が覚えてきます

そして、テンプレートと照らし合わせることで反復練習にもなります

同じ部署、グループの人の名前と顔を覚える

「○○様いらっしゃいますか？」と聞かれたとき

ノータイムで顔と場所がわかるようになれば安心度が増します

私は座席表があったため、それと照らし合わせながら

周りの人たちの顔と名前、席を確認していました

それとプラスして尋ね事をするときは

「すいません」や「お仕事中失礼します」ではなく

「○○さん、すいません」や「○○さん、お仕事中失礼します」のように

言葉に発することでインプットとアウトプットを繰り返していました

助けてもらう空気感を作る

これは性格や職場の雰囲気によると思いますが

電話が鳴ったら

これから入社して間もない、電話対応に緊張している新入社員が電話を取ります

皆さん温かい目で見ていただき、困っていたら手を貸してあげてください

という空気感を目指します

テンプレートで「もしも」を考慮すると書きましたが

「もしも」の数は無限大にあります

臨機応変に対応することが必要になりますが

困ったときに助けてくれる後ろ盾があると心配が減ります

助けてもらい、吸収して、新たにテンプレート化していくのです

この空気感を作り出すことは周りの社員さんとのコミュニケーションが大切です

話しやすい雰囲気を作ることは、仕事環境をイージーにすることにつながります

新入社員はわからないことだらけなので、会話の切り口がたくさんあります

どんな些細なことでもわからないことは聞く、新入社員の特権です

まとめ

私が電話対応を乗り切るために行ったことをまとめると

• テンプレート作成
• 周りの対応チェック
• 名前、顔覚え
• 助けてもらえる空気感

の４点になります

電話対応にスキルは必要ありません

電話対応をさっさと攻略して居心地の良い仕事環境を自分で作り出しましょう